Respuesta directa
Una LLC o Corporation debe mantener registros que permitan demostrar ingresos, gastos, activos, deudas y movimientos con propietarios. Las declaraciones aplicables no dependen solo del nombre de la entidad: cambian según su clasificación fiscal, la residencia de los dueños, la actividad y si tiene empleados.
Crear una empresa y obtener el EIN no completa el cumplimiento. La contabilidad es la base que permite preparar correctamente las declaraciones federales y estatales, justificar deducciones, conocer cuánto puede distribuirse y responder ante una consulta del IRS, un banco o un inversor.
Contabilidad y declaración fiscal no son lo mismo
La contabilidad registra y ordena lo ocurrido durante el año. La declaración fiscal toma esa información y la adapta a las reglas tributarias. Preparar la declaración usando únicamente los movimientos bancarios al cierre suele dejar fuera cuentas por cobrar, préstamos, aportes, distribuciones, activos, depreciaciones y operaciones con partes relacionadas.
Como mínimo, la empresa debería mantener:
- Extractos bancarios y conciliaciones mensuales.
- Facturas emitidas, cobros y documentación de ingresos.
- Facturas de proveedores, recibos y comprobantes de gastos.
- Registro de aportes, préstamos y distribuciones a propietarios.
- Detalle de activos, fecha de compra, costo y uso empresarial.
- Payroll, contratistas, sales tax e inventario cuando correspondan.
Qué declaración presenta cada tipo de entidad
| Situación habitual | Declaración federal principal | Atención especial |
|---|---|---|
| LLC con un dueño estadounidense, sin elección corporativa | La actividad suele informarse en la declaración del propietario | La LLC puede tener obligaciones propias por payroll, excise tax o estado |
| LLC con un único dueño extranjero, disregarded | Form 5472 adjunto a Form 1120 pro forma cuando existen transacciones reportables | La existencia de ingreso U.S. source o ECI puede generar además declaración del propietario |
| LLC con dos o más miembros | Form 1065 y Schedule K-1, salvo elección diferente | Socios extranjeros pueden activar Forms 8804, 8805 y pagos con 8813 |
| LLC que eligió tributación como C Corporation | Form 1120 | Pagos o transacciones con relacionados extranjeros pueden requerir Form 5472 |
| Corporation doméstica | Form 1120 | Impuesto a nivel corporativo y posible retención sobre dividendos a extranjeros |
| S Corporation elegible | Form 1120-S y Schedule K-1 | Un nonresident alien no puede ser accionista de una S Corporation |
Obligaciones que pueden aparecer durante el año
Payroll
Si la empresa paga salarios, normalmente debe retener y depositar impuestos, presentar Form 941 trimestralmente y Form 940 anualmente, además de W-2 y obligaciones estatales. El dueño no debería decidir al cierre que todos los retiros fueron “salario” sin haber procesado nómina.
Contratistas
Antes de pagar conviene obtener el formulario fiscal correcto: W-9 para una U.S. person o el W-8 que corresponda para una persona extranjera. La obligación de emitir Form 1099 depende del tipo de pago, del receptor y de cómo se pagó.
Sales tax
Una empresa que vende bienes o servicios gravados puede necesitar registro estatal, cobro al cliente, conciliación y presentación periódica. El sales tax cobrado no es ingreso de la empresa: es dinero recaudado para el estado.
Pagos estimados y retenciones internacionales
Una partnership con socios extranjeros y effectively connected taxable income puede tener que pagar retenciones durante el año aunque no distribuya efectivo. Una C Corporation también puede necesitar pagos estimados sobre su propio impuesto.
Un calendario práctico de control
| Frecuencia | Control recomendado |
|---|---|
| Mensual | Conciliar bancos y tarjetas; clasificar movimientos; revisar cuentas por cobrar y pagar; separar aportes, préstamos y distribuciones. |
| Trimestral | Revisar resultados, estimados, payroll, sales tax y documentación pendiente. |
| Anual | Cerrar libros, confirmar inventario y activos, emitir formularios informativos y preparar declaraciones federales y estatales. |
| Ante cambios | Revisar nuevos socios, cambio de residencia, empleados, actividad, estados donde opera o transacciones con partes relacionadas. |
¿Cuánto tiempo deben conservarse los documentos?
No existe un único plazo para todo. El IRS indica que los documentos deben conservarse mientras puedan ser necesarios para respaldar una declaración. Los registros de payroll deben guardarse al menos cuatro años; la documentación de activos debe mantenerse hasta que venza el período aplicable después de su disposición. En la práctica conviene conservar declaraciones, estados financieros y soporte esencial de forma permanente en formato digital.
Errores que encontramos con frecuencia
- Usar la cuenta personal para gastos de la empresa.
- Registrar transferencias del dueño como ingreso o gasto.
- No distinguir préstamo de aporte de capital.
- Preparar taxes sin reconciliar el banco.
- Creer que una LLC sin ganancias no tiene que presentar nada.
- No registrar operaciones entre empresas relacionadas.
Preguntas frecuentes
¿Una LLC está obligada a usar QuickBooks?
No. El IRS no exige una marca de software, pero los registros deben reflejar clara y correctamente ingresos y gastos. El sistema tiene que ser proporcional al volumen y complejidad de la empresa.
¿Puedo ordenar toda la contabilidad al final del año?
Es posible, pero aumenta costos y errores. También impide detectar durante el año problemas de cash flow, sales tax, payroll o pagos estimados.
¿Una extensión también extiende el plazo para pagar?
En general no. La extensión concede tiempo adicional para presentar; los impuestos y ciertas retenciones deben pagarse en sus fechas correspondientes.
¿Necesitás revisar tu caso?
Definimos el alcance según la actividad, el volumen de operaciones, los empleados y las obligaciones de cada empresa.